Por: Ivsen Platcheck, 03 de Abril de 2024

1.  Motivação

Depois de apresentar minha versão de framework para gestão ágil de projetos [Pi15], de uma forma mais macro. Agora estou começando a detalhar um pouco cada etapa do framework com práticas que já usei, mesmo antes de conhecer a Gestão Ágil, nos muitos projetos que participei como gestor ou apenas membro dos times [Pi16].

Neste texto, começo com primeiro passo. A primeira etapa, quando existe a demanda para desenvolvimento de um projeto, dentro de uma organização, empresa, órgão, ou banco de projetos. A etapa quando as pessoas com poder de decisão, junto com os profissionais de criação e marketing começarem a definir as linhas gerais do projeto. Eu chamo esta etapa de Ideação.

O termo Ideação deriva do Inglês “Ideation”, o processo de externar ou expor as ideias para um novo projeto, derivado do Design Thinking [Dd18]. Neste texto, não vou entrar nos detalhes do Design Thinking, mas apenas descrever como eu vejo e como uso a etapa de Ideação, quando as ideias começam a ser organizadas para formar um objetivo comum a todos os envolvidos. Esta etapa não irá substituir o uso da ferramenta se o Design Thinking for adotado no processo. O Board of Innovation [Sc01] apresenta um conceito que é considerado uma boa definição para Ideação:

“O momento de ideação, em poucas palavras, é o processo de formação de ideias e conceitos para resolver problemas específicos.”. [BIno01]

Neste momento, quando eu atuo em alguma organização, é a oportunidade para um profissional externo com conhecimento nos ritos e procedimentos iniciar a sua condução, usando um perfil de liderança servidora. Um líder que será o leme do processo, conduzindo os trabalhos, sem interferir no teor das ideias. Trabalhar para evitar e solucionar conflitos, buscar consensos, e motivar a todos os envolvidos no engajamento para que o projeto se desenvolva de melhor maneira possível e produza os valores desejados com sucesso, dentro de um prazo a ser estabelecido, e usando o orçamento decidido. Tudo acordado por todos os envolvidos nos processos de decisão e alinhamento com a visão, a missão, as políticas e a cultura da organização e seus colaboradores.

Os melhores resultados que percebi, ao longo dos mais de 40 anos de experiência em projetos, evoluindo junto ou à frente da evolução das metodologias, dos frameworks, das ferramentas e dos princípios desenvolvidos e documentas para gestão de projetos, é o uso de um profissional independente, contratado especificamente para esta tarefa de condução do ciclo de desenvolvimento dos projetos. Este profissional deve se sentir em condições de conversar abertamente com todos os envolvidos, independentemente da hierarquia, sem pressões.

Eu vejo a ideação quase independente de qual caminho será adotado para o desenvolvimento do projeto. Todo projeto precisa de um norte, para identificar os objetivos e como eles serão alcançados. Na ideação é quando começam a ser delineadas as primeiras ideias do que será feito, porque será feito e, de alguma forma, como será iniciado o processo.

Com foco na Gestão Ágil [MMGa] e [FACE], a ideação não vai definir o escopo como um todo, mas as diretrizes iniciais do valor a ser entregue pelo projeto. Mas as diretrizes são fundamentais para que o time saiba qual o caminho tomar e qual o objetivo a ser alcançado, as razões e os ganhos que este valor irá representar para a organização, motivação e engajamento de todos os envolvidos, assim como comprometimento com o resultado final.

Neste texto vou descrever como conduzo a etapa de ideação nos times de projeto que gerencio e lidero. Este é um dos muitos serviços que ofereço às organizações, para ajudar no processo de desenvolvimento de projetos de forma eficiente e eficaz, com mais de 90% de chance de atingir os objetivos com sucesso e os resultados desejados. Ao final deste texto, deixarei meus dados de contato e ofereço uma conversa inicial de cortesia de até 30 minutos para que possamos analisar as necessidades e as possibilidades de parceria.

2.  Preparando a etapa de Ideação

Quando eu começo um serviço de gestão de projeto, eu costumo participar desde o princípio, desde a etapa de ideação, quando as pessoas trazem duas inspirações, desejos, necessidades, ou qualquer outra ideia que as motive, em função do contexto da organização.

Eu gosto de ter algum controle inicial sobre o andamento dos trabalhos, conduzir as pessoas, dirimir conflitos, incentivar engajamento e convergência, sem interferir no teor ou conteúdos discutidos. Se necessário aplico treinamentos específicos sobre o processo de desenvolvimento de projetos, ou promovo mentorias e/ou tutorias para quem necessite de algum aprofundamento. Apenas procuro harmonizar as ideias e ajudar na convergência visando a definição de objetivos comuns a todos os envolvidos, e colocar todos no mesmo nível de entendimento do processo em si.

O primeiro passo que tomo é reunir as pessoas designadas pela organização com a incumbência de decidir sobre os objetivos, sonhos, necessidades ou qualquer outra motivação que levará ao desenvolvimento do projeto que será iniciado. O projeto pode possibilidades de inovação, criação de um produto novo, uma metodologia ou um procedimento novo, ou ainda a atualização de algo que já existe e que precisa ser melhorado. Também pode ser usado um ciclo de projeto para consertar ou reparar algo já existente, o que poderia ser classificado como uma atualização ou melhoria.

Na preparação desta reunião, quando envio os convites, uma das solicitações é que editem um texto com as ideias que trazem para esta reunião, no formato que bem aprouver, como esquemas, texto, tabelas, gráficos, imagens, ou qualquer outra forma de apresentação que possam desenvolver para que as ideias sejam expressas de forma clara, objetiva, factível e que reflitam o que organização realmente deseja ou necessita para alcançar os resultados propostos ou previstos pôr direção, gerências, chefias, acionistas e, principalmente, atendo às necessidades dos consumidores com a máxima qualidade e eficácia possível.

Normalmente, o e-mail de convite consiste em:

1. Convidar para reunião com local, data e hora marcada, assim como a previsão inicial de duração da reunião.
2. Indicar o motivo da reunião.
3. Nominar todas as pessoas que estão sendo convocadas.
4. Propor um cronograma básico para a condução da reunião, prevendo um momento inicial de apresentação e “Warm-Up”, pausas e quais os passos a serem seguido.
5. Solicitar o chamado “Tema-de-casa”, para a materialização das ideias individuais e um endereço de e-mail para que sejam enviados os documentos, assim como a data e hora limite para estes envios. Com nome, cargo, unidade de trabalho, telefone e-mail profissionais, e se existir o código interno de identificação individual.
6. Alguma mensagem de incentivo ou inspiração.

À medida que recebo os documentos, vou lendo para separar e destacar as ideias. Começo a esquematizar as ideias. Se a organização já utiliza alguma ferramenta, procuro usar a mesma, mantendo total compatibilidade com o que a organização já gera de documentos. Caso a organização não utilize nenhuma ferramenta, utilizo uma ferramenta minha, de acordo com os termos do contrato de trabalho estabelecido e acordado para este serviço.

Procuro agrupar ideias, mesclar aquelas que se mostrem interdependentes ou complementares, elimino as redundâncias, organizo as ideias e tento, de alguma forma entender a lógica das ideias e se elas interagem de alguma forma, no processo de produção do valor desejado.

Apesar que eu sei quem mandou cada ideia, eu não divulgo, para evitar que haja desconforto, imposição hierárquica, ou qualquer outra forma de forçar alguma ideia em detrimento de outras que possam ser tão ou mais interessantes. Procuro deixar tudo como uma produção coletiva, de todas as pessoas, como um time.

3.  Organizando as Ideias

Eu, sempre, vou para a sala da reunião com tempo para preparar o local, seja físico ou virtual, com a preparação de todo material produzido até o momento para disponibilização, preparar um grupo de conversa com as pessoas que deverão estar na reunião, utilizar uma plataforma que permita a gravação da reunião, e aguardar a chegada de todos os convidados.

Para este processo de ideação, para início dos trabalhos, procuro usar uma técnica menos abrangente, em relação ao proposto pelo Design Thinking. Aqui, o objetivo é alinhar as ideias, torná-las convergentes em direção a um objetivo, ou conjunto de objetivos comuns a todos os participantes. Objetivos que sejam factíveis de serem alcançados em etapas, de forma iterativa e incremental, seguindo os princípios da Gestão Ágil.

Com todos os convidados que aceitarem a chamada para a reunião, começo a mostrar as ideias que capturei dos documentos enviados pelos participantes. Mostro como organizei as ideias e questiono sobre o que eles pensam a respeito. Se há alguma informação mal compreendida ou mal formulada, se falta alguma ideia que não veio nos documentos, ou se alguma ideia vem às mentes de cada um. Sempre busco manter a igualdade de manifestação independentemente das posições hierárquicas, na organização. Sempre lembre que não existem ideias ruins, e todas podem e devem ser mencionadas.

A cada nova ideia, correção ou ajuste, eu altero os posts das ideias, seja na ferramenta, seja na parede. Este processo leva a uma quantidade de grupos de ideias para serem desenvolvidas. Todas as ideias devem ser consideradas e discutidas à luz das diretrizes.

Neste momento, se torna interessante a adoção de um responsável pelo produto a ser desenvolvido. À luz do SCRUM [SS01], podemos trabalhar com o papel do Product Owner (PO), para as metodologias mais tradicionais, seria algo como o Gerente de Produto. Este papel tem funcionado melhor, de acordo com minhas experiências, se exercido por um profissional colaborador da organização, com conhecimento das políticas, cultura, visão, missão e contexto.

Este papel de responsável pelo produto tem como primeira responsabilidade alinhar as ideias, priorizar e organizar.

O meu papel, como líder servidor, é de orientar as pessoas, conduzi-las para que tomem as decisões e cheguem a um mínimo consenso sobre as primeiras diretrizes do se deseja desenvolver, qual o valor a ser entregue, sem fixar um escopo estático. Ao longo do processo, todos dever ter a noção de que, usando transparência ao longo de todo o ciclo, investigar, analisar e aprender (empirismo [Hf01] [Pmo01]), para então adaptar, corrigir caminhos, ideias, conceitos e estar aberto a quaisquer desvios que se mostrem pertinentes, para alcançar o sucesso na produção dos valores e dos resultados.

Todo o processo de construção das diretivas iniciais deve ser documentado e a relação priorizada das ideias deve ser aprovada por todos os envolvidos. Todos devem se engajar e comprometer com o que foi definido e documentado.

Eu costumo gerar um contrato de compromisso de comprometimento impresso ou online, com assinaturas de todos os envolvidos, seja assinatura física ou virtual. Este compromisso deve prever a possibilidade de alteração de escopo, sem prejuízo das responsabilidades assumidas para o ciclo do projeto em si.

Esta documentação deverá ser usada no próximo passo, quando serão definidos os primeiros objetivos a serem alcançados.

4.  Conclusão

A etapa de Ideação pode parecer simples, mas não é. Se existe um grande alinhamento entre as pessoas e a organização, para definir as diretrizes iniciais, pode ser que seja menos problemático. Mas, na vida real, onde pessoas tem ideias próprias, sentimentos e necessidades pessoais, pode haver disputas de ego, visão menos sistêmica e mais segmentária. Hierarquias podem desejar se impor, e conflitos podem gerar discussões e pouca objetividade no momento de definir o que seria realmente importante.

Quando eu conduzo os processos, uso toda minha experiência e a independência da hierarquia na organização para dirimir diferenças, cobrar a participação de todos, o respeito a todas as ideias, e muitas vezes, trabalhando para assegurar tudo o que está sendo decidido, o engajamento e o comprometimento de todos aqueles que desejarem assumir os papéis de Stakeholders, ou mesmo de desenvolvedor. Asseguro a participação integral de todos, em especial do responsável pelo produto, com quem devo trabalhar bastante intensamente para ajudá-lo e servir da melhor maneira possível, visando o sucesso do projeto.

Como disse anteriormente, os documentos gerados serão a guia inicial para a definição dos objetivos, começando pelas ideias mais prioritárias, de acordo com o definido pelo responsável pelo produto e acordado por todos os envolvidos.

O processo de ideação poderá ser retomado, nas próximas iterações, caso hajam alterações significativas nas diretrizes que ensejem alterações nas ideias e suas prioridades.

Esta é a etapa inicial do processo que adoto, com as organizações e os times que assino contrato para condução. As demais etapas, vou descrever em outros textos, mantendo a sequência que propus em meu artigo “Engenharia de Projetos – não apenas Projetos de Engenharia – Abordagem com uso de Gestão Ágil” [Pi15].

Ofereço meus serviços para comandar processos de desenvolvimento de projetos com abordagem na gestão ágil. Sou empresa individual registrada e ativa, para que possamos discutir e negociar parcerias para resolver as necessidades das organizações, com especial atenção ao desenvolvimento de projetos de TI, software, sistemas e infraestrutura, seguindo minha experiência de mais de 22 anos. Procuro as melhores práticas, ferramentas, princípios e processos que atendam às necessidades de cada projeto e organização.

Para me contactar, ofereço meu e-mail: yoelgrego@yoelgrego.blog,

meu blog: https://yoelgrego.blog,

ou meu canal no Linkedin: (25) Ivsen Platcheck | LinkedIn

Ofereço um primeiro contato de cortesia, de até 30 minutos, para que possamos conversar e ver suas necessidades e buscar alguma forma de parceria para que eu possa ajudar a organização na busca por soluções, inovação e crescimento.

Referências

BIno01 – “The Ultimate Guide to Ideation”; Board of Innovations; 2015.

Dd18 – DUNNE, DAVID; “DESIGN THINKING AT WORK”, UNIVERSITY OF TORONTO; CANADA; 2018; 168

FACE – BRASILEIRO, Roberto, “FACE – Formação Agile Coach Especialista”; Curso online, 2023.

Hf01 – Hossain, F. M. A. (2014). A Critical Analysis of Empiricism. Open Journal of Philosophy, 4, 225-230. http://dx.doi.org/10.4236/ojpp.2014.43030

MMGa – “Curso Gestão Ágil 2.0”, Mind Master, 2022, Portuguese and English.

Nl2023 – NONATO, Lívia; “O que é um processo de Ideação? Como fazer e as etapas”; Gestão da Inovação e Estratégia – Blog AEVO; Brasil; 21/12/2023.

Pi06 – PLATCHECK, Ivsen, “Project Engineering Using Agile Thinking”, https://yoelgrego.blog, 01/01/2023.

Pi07 – PLATCHECK, Ivsen, “Where It All Begins – Textual User Stories And the Agile Approach”, https://yoelgrego.blog, 22/01/2023.

Pi08 – PLATCHECK, Ivsen, “Scrum Master, the rudder”, https://yoelgrego.blog, 13/04/2023.

Pi10 – PLATCHECK, Ivsen, “Getting the Stories Ready to Work”, https://yoelgrego.blog, 13/04/2023.

Pi15 – PLATCHECK, Ivsen, “Engenharia de Projetos – não apenas Projetos de Engenharia – Abordagem com uso de Gestão Ágil”, https://yoelgrego.blog, 02/11/2023.

Pi16 – PLATCHECK, Ivsen; “Relação dos Principais Projetos dos quais Participei”; https://yoelgrego.blog; 10/02/2024.

Pmo01 – PRABHAKAR, More, “THE LEGACY OF LOGICAL EMPIRICISM”, IJARIIE, Vol. 3, Issue 6, 2017, English.

Sc01 – SANT ANNA, Cleber; “Quais são as 4 regras de ouro da ideação?”; Echos; Brasil, 2024.

SS01 – SCHWABER, Ken & SUTHERLAND, Jeff, “The Scrum Guide”, Scrum Org, 2020.